La siguiente parte incluye las instruciones de como llenar la hoja de asistencia y una lista de códigos de ausencia.

INSTRUCCIONES

Los registros de asistencia semanal se enviarán a la Oficina de Recursos Humanos en Original manteniendo la dependencia una copia fiel y exacta al original.  Deberá rendir asistencia todo personal “No Docente” y el personal Irregular (a jornal).  El personal Docente de Investigación, Bibliotecarios Profesionales, Consejeros y el Personal de Confianza o Ejecutivo definidos en el Reglamento General de la UPR, no acumularán horas extras.

1.    En cada registro de asistencia deberá indicarse la Unidad, el Nombre del empleado, número de seguro social, fecha del período, extensión telefónica y el horario regular de trabajo, si es diferente al de su unidad deberá radicar solicitud de horario especial aprobado por sus supervisores indicando la fecha de efectividad y de terminación de dicho horario. Si se registra diferente algún día deberá estar iniciado y autorizado por su supervisor.

2.    Las anotaciones o registros se harán diariamente a tinta y en forma clara.  Si tacha o borra alguna anotación deberán iniciar ambos.  Las siguientes columnas corresponden a los siete días de la semana donde se anotará la hora de entrada y salida de cada jornada.  El total de horas trabajadas deberá ser completadas por el supervisor inmediato.

3.    En el espacio provisto para Comentarios el empleado indicará cualquier información aclaratoria a su supervisor.  Los empleados que estudian deben indicar su asistencia a clases incluyendo las ausencias a las mismas.

4.    En tiempo y tipo de ausencia se indicará contra qué se cargará la ausencia.  ***Ver lista Códigos*** al final.
 

5.    Cuando se requiere que un empleado trabaje horas extras, se requiere una autorización  previa al  comienzo del trabajo o inmediatamente después.  Además, el Supervisor deberá iniciar el día y el horario donde ocurrió el tiempo extra trabajado.  Es importante indicar si el empleado disfrutó del tiempo requerido para ingerir alimentos, de lo contrario indique que trabajó de corrido.  Se debe tomar el tiempo acumulado como tiempo compensatorio.  Sólo se autoriza el pago cuando al empleado no se le da la oportunidad de tomar el tiempo acumulado como tiempo compensatorio.  La aprobación para pago o para el disfrute del tiempo debe hacerse antes de la terminación del período en que el tiempo fue acumulado o a más tardar, el mes siguiente al mes que se trabajó las horas extras.
 

6.    El Total de horas extras se indicará hora por hora, la Oficina de Recursos Humanos calculará las mismas de acuerdo a la reglamentación vigente.
 

7.    En uso exclusivo del supervisor y Director Departamento, se incluirá cualquier información que aclare este registro.
 

8.    El empleado firmará e indicará la fecha primero y luego la pasará al supervisor y director de la unidad para las correspondientes firmas.

9.    El uso exclusivo de la Oficina de Recursos Humanos será para determinar la información que se registrará en el Sistema de Licencias.

Lista de Codigos: